Microsoft 365 wirkt erst, wenn die Belegschaft mitkommt
Postfächer und Dateien wandern geordnet um, Konten bekommen eine zweite Sperre, und Ihre Leute erfahren, wo künftig was liegt.
Erstgespräch buchenSchauen Sie einmal jemandem über die Schulter. Die Angebotsvorlage kommt per Mail als Anhang, wird lokal gespeichert, geändert und zurückgeschickt. Drei Versionen später weiß niemand, welche gilt. Bezahlt wird währenddessen eine Lizenz, in der SharePoint, OneDrive und Teams enthalten sind. Genutzt wird davon der Posteingang. Der Rest steht im Menü und wird umschifft, weil ihn nie jemand erklärt hat.
Wir fangen bei der Bestandsaufnahme an: welche Postfächer es gibt, wo die Dateien wirklich liegen, wer welche Lizenz trägt. Dann wird migriert, meist über ein Wochenende, damit am Montag jeder seine Mails findet. Danach kommt die Absicherung: zweiter Faktor für jedes Konto, Freigaben aufgeräumt, Notebooks und Diensthandys zentral verwaltet. Und dann setzen wir uns mit den Abteilungen zusammen und zeigen, wo die Ablage künftig steht.
Was enthalten ist.
Migration der Postfächer
Postfächer, Kalender und öffentliche Ordner werden vom Altsystem übernommen, samt Ordnerstruktur und Signaturen. Der Umzug läuft gestaffelt, Abteilung für Abteilung. Am Umstellungstag sind wir erreichbar, solange Outlook bei einzelnen noch hakt.
Konten absichern
Jedes Konto bekommt eine zweite Anmeldestufe, meist per App auf dem Diensthandy. Alte Administratorzugänge werden geschlossen, Weiterleitungen nach draußen unterbunden, Anmeldungen aus Ländern gesperrt, in denen Sie niemanden beschäftigen.
Ablage statt Anhänge
Die Laufwerksstruktur wird nicht eins zu eins nach SharePoint kopiert. Vorher klären wir, welche Ordner überhaupt noch jemand öffnet, wer worauf zugreifen darf und was in OneDrive gehört, weil es nur eine Person betrifft.
Geräte im Griff
Notebooks und Diensthandys werden über Intune verwaltet. Ein neues Notebook kommt vom Händler direkt zum Mitarbeiter und richtet sich beim ersten Anmelden selbst ein. Geht ein Handy verloren, lässt sich der Firmenanteil aus der Ferne löschen.
Einweisung der Belegschaft
Geschult wird in kleinen Runden, an den eigenen Dateien, nicht an Beispieldaten. Eine Stunde pro Gruppe, danach ein zweiter Termin, wenn die ersten Fragen aufgetaucht sind. Die Buchhaltung braucht andere Antworten als der Vertrieb.
Lizenzen prüfen
Vor der Migration zählen wir nach, wer welche Lizenz braucht. Häufig laufen Vollversionen für Konten, die nur ein Postfach benötigen, oder für Leute, die längst nicht mehr im Haus sind. Beides lässt sich zum Vertragsstichtag korrigieren.
So gehen wir vor.
Bestandsaufnahme
Wir sehen uns an, was heute läuft: Mailserver oder bestehender Tenant, Dateiserver, Lizenzverträge, Geräte. Dazu ein paar Gespräche mit Leuten aus den Fachabteilungen, weil die Ablage im Kopf oft anders aussieht als im Ordnerbaum.
Zielbild und Zeitplan
Sie bekommen auf wenigen Seiten, was wohin wandert, welche Lizenzen bleiben, wann umgestellt wird und was am Stichtag von Ihrer Seite gebraucht wird. Ohne Fachbegriffe, die man erst nachschlagen muss. Danach entscheiden Sie.
Umstellung
Die Daten laufen vorab im Hintergrund mit, der letzte Abgleich passiert außerhalb der Arbeitszeit. Am ersten Arbeitstag danach sind wir vor Ort oder auf Abruf, richten Outlook auf den Rechnern ein und beantworten die Fragen, die dann kommen.
Nach dem Umzug
Die Umgebung bleibt nicht stehen. Microsoft ändert Einstellungen, neue Mitarbeiter kommen, Geräte werden getauscht. Wer das selbst übernehmen will, bekommt die Dokumentation und eine Einweisung. Wer es abgeben will, bindet die Betreuung in einen Wartungsvertrag ein.
Häufige Fragen.
Unsere Mails liegen noch auf einem eigenen Server im Keller. Geht bei der Umstellung etwas verloren?
In aller Regel nicht, weil der alte Server während der Migration weiterläuft. Kopiert wird, nicht verschoben: Die Postfächer werden gespiegelt, geprüft und erst dann umgeschaltet. Fehlt hinterher doch etwas, liegt das Original noch da. Den Altserver schalten wir erst ab, wenn Sie einige Wochen ohne ihn gearbeitet haben.
Wir haben Microsoft 365 seit Jahren. Was soll da noch eine Prüfung bringen?
In gewachsenen Umgebungen finden wir fast immer dieselben Punkte. Konten ohne zweiten Faktor. Freigabelinks, die jeder im Internet öffnen kann. Lizenzen für Beschäftigte, die längst nicht mehr da sind. Wenn wir bei Ihnen nichts davon finden, sagen wir Ihnen das und Sie sparen sich das Projekt.
Machen wir uns mit einem kleinen Anbieter nicht abhängig?
Die Abhängigkeit bleibt gering, weil das Wesentliche auf Ihren Namen läuft. Der Tenant läuft auf Ihrem Vertrag mit Microsoft, nicht auf unserem. Das globale Administratorkonto gehört Ihnen, wir arbeiten mit eigenen Zugängen, die Sie jederzeit entziehen können. Die Dokumentation liegt bei Ihnen im Haus. Kündigen Sie, kann ein Nachfolger weiterarbeiten, ohne uns anzurufen.
Kann Teams unsere Telefonanlage ablösen?
Oft ja, aber nicht in jedem Haus, und wir raten auch mal ab. Ihre Rufnummern lassen sich in der Regel mitnehmen, telefoniert wird dann am Rechner, am Handy oder an einem Tischtelefon. Wenn Sie allerdings eine Zentrale mit verschachtelten Warteschleifen, Türsprechstellen oder eine Alarmanlage am Anschluss haben, wird es aufwendig. Das rechnen wir vorher durch, statt es zu übersehen.
Meine Leute tun sich mit Umstellungen schwer. Wie viel Aufwand kommt auf sie zu?
Für die meisten Mitarbeiter zwei Termine von je einer Stunde, dazu ein neuer Anmeldeschritt am Morgen. Outlook sieht am Tag danach aus wie vorher, das ist der Teil, der die Leute beruhigt. Aufwendiger wird es dort, wo Dateien aus dem Netzlaufwerk nach SharePoint umziehen. Diese Abteilungen begleiten wir über die ersten Wochen.
Erst nachsehen, dann über Migration reden
Wie viele Postfächer gibt es, wo liegen die Dateien heute, welche Lizenzen laufen, existiert schon ein Tenant. Aus den Antworten ergibt sich, ob sich der Umstieg lohnt und wo die Stolpersteine liegen.
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