KI nimmt Ihnen die Tipparbeit ab, nicht die Entscheidung
Dokumente auslesen, Posteingang vorsortieren, Wissen aus alten Ablagen wiederfinden. Auf Wunsch läuft das auf einem Rechner in Ihrem Serverraum.
Erstgespräch buchenKI ersetzt in einem mittelständischen Betrieb heute keine Sachbearbeiterin. Sie führt kein Mahnwesen, sie verhandelt nichts, sie trifft keine Entscheidung, für die jemand geradestehen muss. Was sie kann, ist enger und unspektakulärer: aus dem Wartungsvertrag die Kündigungsfrist ziehen, den Posteingang am Morgen nach Dringlichkeit sortieren, in einer über Jahre gewachsenen Ablage die eine Anlagenbeschreibung finden, die niemand mehr zuordnen kann. Genau diese Arbeit frisst die Stunden.
Unser erster Schritt gilt deshalb nicht der KI, sondern der Aufgabe, die bei Ihnen am meisten Zeit kostet. Oft stellt sich dabei heraus, dass ein Ordner mit Regeln im Postfach genügt und gar kein Modell nötig ist. Bleibt eine Aufgabe übrig, die sich lohnt, bauen wir sie als ersten Fall, binden sie an Microsoft 365 oder Ihre Fachanwendung an und stellen das Modell auf Wunsch auf einen Rechner in Ihrem Haus.
Was enthalten ist.
Dokumente auslesen
Rechnungen, Lieferscheine und Verträge gehen durch eine Erkennung, die Beträge, Fristen und Vertragspartner herauszieht und an Ihre Buchhaltung übergibt. Zweifelhafte Felder markieren wir zur Sichtprüfung, statt sie stillschweigend durchzuwinken.
Posteingang vorsortieren
Eingehende Mails und Formulare werden nach Thema und Dringlichkeit einsortiert und dem zuständigen Postfach zugewiesen. Für wiederkehrende Anfragen legen wir Antwortentwürfe an, die ein Mensch liest, ergänzt und abschickt.
Wissen auffindbar machen
Ihre Ablage, Handbücher und Projektordner werden durchsuchbar. Wer fragt, wie die Abnahme bei einem bestimmten Objekt geregelt war, bekommt die Antwort samt Dateiname und Seitenzahl und kann sie im Original nachlesen.
Betrieb auf eigener Hardware
Soll kein Dokument das Haus verlassen, läuft das Sprachmodell auf einem Server bei Ihnen. Wir dimensionieren die Maschine, richten sie ein und halten sie aktuell. Die Auswertung verlässt Ihr Netz dabei nicht.
Grenzen festlegen
Vor dem ersten Einsatz klären wir, welche Unterlagen das Modell sehen darf, wer Ergebnisse freigibt und an welcher Stelle ein Mensch gegenzeichnet. Personalakten und Lohndaten bleiben in der Regel außen vor.
Einweisung am Arbeitsplatz
Die Kollegen, die täglich damit arbeiten, zeigen uns ihren Vorgang, und wir zeigen ihnen, wo sich etwas ändert. Dabei kommt meist heraus, welche Kleinigkeit im Ablauf noch klemmt und nachgebessert gehört.
So gehen wir vor.
Mitlaufen im Tagesgeschäft
Wir setzen uns zu den Abteilungen, in denen es hakt, und schauen zu: welche Papiere abgetippt werden, wonach gesucht wird, was zweimal angefasst wird. Daraus entsteht eine Aufstellung von Aufgaben mit geschätztem Zeitanteil.
Auswahl des ersten Falls
Aus der Liste nehmen wir einen Fall, der oft vorkommt und dessen Fehler niemanden ruiniert. Sie erfahren vorab, welches Modell wir einsetzen, wo es rechnet und welche Daten es dabei zu sehen bekommt.
Aufbau und Probelauf
Der Fall geht in den Echtbetrieb, zunächst unter Aufsicht. Einige Wochen läuft die alte Arbeitsweise daneben weiter, damit Sie beide Ergebnisse nebeneinanderlegen können. Trägt der Fall nicht, brechen wir ihn ab und sagen das auch so.
Betreuung danach
Danach bleibt jemand zuständig. Modelle veralten, Formulare ändern sich, ein Lieferant stellt sein Rechnungslayout um. Wir passen an, nehmen den nächsten Fall dazu, wenn Sie ihn wollen. Zugänge, Konfiguration und Dokumentation liegen bei Ihnen.
Häufige Fragen.
Meine Leute nutzen ChatGPT längst im Browser. Wozu brauche ich Sie dafür?
Für vieles reicht das tatsächlich, und dann sollten Sie es weiter so machen. Der Unterschied beginnt dort, wo das Modell an Ihre Daten muss: an das Vertragsarchiv, an das Postfach, an die Fachanwendung. Dafür braucht es eine Anbindung, geregelte Zugriffsrechte und eine Ablage, in die niemand versehentlich Kundendaten kopiert. Genau dieses Stück bauen wir.
Ich habe schon von KI-Projekten gehört, die versandet sind. Was, wenn uns das auch passiert?
Dann haben Sie einen Fall verloren, nicht ein Programm. Deshalb fangen wir mit einer einzelnen Aufgabe an und lassen die bisherige Arbeitsweise eine Zeit lang daneben laufen. Bringt die Automatisierung nichts, schalten wir sie ab; was bleibt, ist der Aufwand für diesen einen Fall statt für eine Plattform, die Sie jahrelang bezahlen.
Ich will unsere Verträge nicht zu einem amerikanischen Anbieter hochladen. Geht das trotzdem?
Ja, dann läuft das Modell auf einem Server in Ihrem Haus. Offene Modelle sind für Auswertung, Zusammenfassung und Suche im eigenen Bestand inzwischen gut genug, sie brauchen allerdings eine Grafikkarte und Strom. Wo die Anforderungen an das Ergebnis höher liegen, ist ein Dienst in einem europäischen Rechenzentrum oft die nüchternere Wahl. Wir stellen Ihnen beide Wege gegenüber.
Was passiert, wenn das Ding eine Rechnung falsch ausliest und die Zahlung rausgeht?
Die Freigabe bleibt bei Ihrer Buchhaltung, nicht beim Modell. Erkannte Beträge und Kontodaten stehen vor der Buchung zur Bestätigung auf dem Bildschirm, unsichere Felder sind markiert. Modelle lesen falsch, besonders bei schiefen Scans und ungewohnten Layouts. Ohne menschlichen Blick durchlaufen darf deshalb nur, was im Zweifel niemandem wehtut, etwa die Ablage nach Lieferant.
Wenn Sie uns das einrichten, hänge ich dann für immer an Ihnen?
Nein, weil das Wesentliche bei Ihnen liegt. Die Dokumente, der Server, die Zugänge und die Konfiguration gehören Ihnen, die Schritte sind schriftlich festgehalten, und wir setzen auf verbreitete Bausteine statt auf eine eigene Plattform. Ein anderer Dienstleister kann das übernehmen. Ganz ohne Betreuung läuft so etwas allerdings nicht, weil Formate und Modelle sich ändern.
Zeigen Sie uns die Aufgabe, die niemand mag
Nennen Sie uns zwei oder drei Vorgänge, die viel Tipparbeit kosten. Wir schätzen im Gespräch ab, welcher davon sich für einen ersten Fall eignet, was dafür an Technik nötig wäre und ob er auf Ihrer eigenen Hardware laufen kann.
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