Server im Haus oder in der Cloud: eine Entscheidung ohne Dogma

Eine Glaubensfrage, die keine sein sollte

Kaum eine IT-Entscheidung wird im Mittelstand so emotional diskutiert wie diese: Gehören die Server ins eigene Haus oder in die Cloud? Auf der einen Seite steht der Satz "Meine Daten bleiben bei mir", auf der anderen "Die Cloud ist die Zukunft". Beide Sätze klingen nach Überzeugung, sind aber in Wahrheit Bauchgefühl. Und Bauchgefühl ist eine schlechte Grundlage für eine Entscheidung, die Ihre Arbeitsfähigkeit über Jahre prägt.

Zur Begriffsklärung: Ein Server im Haus, im Fachjargon On-Premises genannt, ist Hardware, die Ihnen gehört, in Ihren Räumen steht und von Ihnen oder Ihrem Dienstleister betrieben wird. Cloud bedeutet, dass Sie Rechenleistung, Speicher oder komplette Anwendungen aus dem Rechenzentrum eines Anbieters mieten und über das Internet nutzen. Dazwischen liegen Zwischenformen, etwa ein eigener Server, der in einem gemieteten Rechenzentrum steht.

Die ehrliche Antwort auf die Frage lautet fast immer: Es kommt darauf an. Und zwar nicht auf Weltanschauung, sondern auf vier nüchterne Kriterien. Welche Daten verarbeiten Sie? Wie gut ist Ihre Internetanbindung? Was kostet der Betrieb wirklich, auf beiden Seiten? Und was passiert im Ausfall? Dieser Artikel geht diese Kriterien der Reihe nach durch.

Welche Daten Sie haben und was Sie damit dürfen

Der erste Schritt ist eine Bestandsaufnahme der Daten, oft Dateninventur genannt. Nicht alle Daten sind gleich. Personenbezogene Daten, also alles, was sich einer Person zuordnen lässt, unterliegen der Datenschutz-Grundverordnung. Geschäftsgeheimnisse wie Kalkulationen, Konstruktionsdaten oder Kundenlisten sind rechtlich anders gelagert, wirtschaftlich aber oft noch sensibler. Und ein großer Teil der Daten in jedem Betrieb ist schlicht unkritisch: Produktfotos, veröffentlichte Dokumente, Marketingmaterial.

Für die Cloud-Frage relevant: Sobald ein Dienstleister personenbezogene Daten für Sie verarbeitet, verlangt die Datenschutz-Grundverordnung einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, also eine schriftliche Vereinbarung, die regelt, was der Anbieter mit den Daten tun darf und wie er sie schützt. Seriöse Cloud-Anbieter stellen solche Verträge standardmäßig bereit. Prüfen sollten Sie außerdem, wo die Daten tatsächlich gespeichert werden. Bei Anbietern mit Sitz oder Serverstandorten außerhalb der Europäischen Union stellt sich die Frage der Drittlandsübermittlung, also der rechtlichen Grundlage für Datentransfers in Länder ohne europäisches Datenschutzniveau. Das ist kein automatisches Ausschlusskriterium, aber ein Punkt, den Sie nicht ungeprüft lassen sollten.

Wichtig für die Einordnung: Datenschutz ist kein Argument, das pauschal gegen die Cloud spricht. Er ist ein Kriterium, das Sie pro Datenart durchgehen. Ein Betrieb kann die E-Mail-Infrastruktur bei einem europäischen Anbieter betreiben und gleichzeitig entscheiden, dass Konstruktionsdaten das Haus nicht verlassen. Genau diese Differenzierung ist der Kern einer guten Entscheidung.

Die Internetanbindung: Lebensader oder Flaschenhals

Wer Anwendungen in die Cloud verlagert, macht die Internetleitung zur wichtigsten Infrastruktur des Hauses. Drei Eigenschaften zählen: die Bandbreite, also wie viele Daten pro Sekunde durch die Leitung passen, die Latenz, also die Verzögerung zwischen Anfrage und Antwort, und die Verfügbarkeit, also wie oft und wie lange die Leitung ausfällt. Eine Leitung kann auf dem Papier schnell sein und sich trotzdem zäh anfühlen, wenn die Latenz hoch ist.

Ehrlich prüfen heißt: Messen Sie die reale Leistung im laufenden Betrieb, nicht den beworbenen Maximalwert, und fragen Sie sich, was passiert, wenn die Leitung einen Tag ausfällt. Wenn dann niemand mehr arbeiten kann, brauchen Sie vor jeder Cloud-Migration eine zweite, unabhängige Anbindung, etwa über einen anderen Anbieter oder über Mobilfunk. Diese Redundanz, also die doppelte Auslegung eines kritischen Bauteils, ist Pflicht und nicht Kür, sobald zentrale Anwendungen extern laufen.

Der Umkehrschluss gilt allerdings nicht. Auch ein Server im Haus macht Sie nicht unabhängig vom Internet. E-Mail, Updates, Fernzugriff für das Homeoffice, Anbindung von Außenstellen: All das läuft ohnehin über die Leitung. Der Unterschied liegt im Grad der Abhängigkeit. Mit lokalem Server können Mitarbeiter im Gebäude bei einem Leitungsausfall oft weiterarbeiten, mit reiner Cloud meist nicht. Wie schwer dieser Unterschied wiegt, hängt davon ab, wie viel Ihrer Wertschöpfung im Gebäude stattfindet.

Laufende Kosten: beide Seiten ehrlich rechnen

Der klassische Rechenfehler beim eigenen Server: Es wird nur die Anschaffung betrachtet. Vollständig gerechnet gehören dazu die Abschreibung der Hardware über ihre Nutzungsdauer, Strom und Kühlung, Wartungsverträge und Ersatzteile, die unterbrechungsfreie Stromversorgung, also eine Batterieanlage, die kurze Stromausfälle überbrückt, die Backup-Infrastruktur, der Platzbedarf einschließlich eines abschließbaren Raums und vor allem die Arbeitszeit für Administration, Updates und Störungsbehebung. Dazu kommt der Erneuerungszyklus: Serverhardware wird üblicherweise nach einigen Jahren ersetzt, und dieser Betrag gehört von Anfang an in die Rechnung.

Der klassische Rechenfehler bei der Cloud: Es wird nur die Monatsgebühr betrachtet. Vollständig gerechnet kommen hinzu: Lizenzen, die in der Cloud oft pro Nutzer und Monat anfallen statt einmalig, Kosten für Datenübertragung, insbesondere für ausgehende Daten, die manche Anbieter separat berechnen, wachsende Speicherkosten, weil Datenbestände praktisch nie schrumpfen, eine stärkere und doppelt ausgelegte Internetanbindung sowie weiterhin Administrationsaufwand. Denn auch Cloud-Umgebungen konfigurieren, überwachen und sichern sich nicht von selbst.

Zwei strukturelle Unterschiede sollten Sie kennen. Erstens: Beim eigenen Server stecken die Kosten vor allem in Kapitalbindung und Personalzeit, bei der Cloud in dauerhaften Nutzungsgebühren, die der Anbieter anpassen kann. Preiserhöhungen treffen Sie dort unmittelbar, ohne dass Sie kurzfristig ausweichen können. Zweitens: Cloud-Kosten wachsen mit der Nutzung mit. Das ist ein Vorteil, wenn Ihr Bedarf schwankt, und ein Nachteil, wenn er stetig steigt. Rechnen Sie beide Varianten über einen Zeitraum von etwa fünf Jahren mit allen genannten Kostenarten, sonst vergleichen Sie Äpfel mit Birnen.

Wenn es ausfällt: zwei Welten, zwei Ausfallbilder

Fällt der Server im Haus aus, sind die typischen Ursachen Hardwaredefekte, Stromausfall, Wasser- oder Brandschäden, Diebstahl oder ein Verschlüsselungstrojaner, also Schadsoftware, die Ihre Daten unbrauchbar macht und Lösegeld fordert. Die Wiederherstellung liegt komplett bei Ihnen: Sie brauchen Ersatzhardware, funktionierende und getestete Backups und jemanden, der beides zusammenbringt. Die entscheidenden Fragen lauten: Wie schnell bekommen Sie Ersatzteile oder ein Ersatzgerät, und wann wurde die Rücksicherung zuletzt geprobt?

Fällt die Cloud aus, sieht das Bild anders aus: Störung beim Anbieter, Ausfall Ihrer Internetleitung, ein gesperrtes Konto oder eine Fehlkonfiguration auf Ihrer Seite. Das Unangenehme daran: Bei einer Anbieterstörung können Sie nichts tun außer warten und die Statusseite beobachten. Verfügbarkeitszusagen stehen im Service Level Agreement, kurz SLA, also der vertraglichen Zusicherung, wie viel Ausfallzeit höchstens vorkommen darf. In der Praxis bedeuten verletzte Zusagen meist Gutschriften auf die Monatsrechnung, nicht den Ersatz Ihres entgangenen Umsatzes.

Eine Regel gilt in beiden Welten: Backups sind Ihre Aufgabe. Cloud-Anbieter arbeiten nach dem Prinzip der geteilten Verantwortung: Der Anbieter sichert den Betrieb der Plattform, für Ihre Daten und deren Sicherung bleiben Sie zuständig. Wer versehentlich gelöschte Dateien, einen kompromittierten Zugang oder einen fehlerhaften Massenimport erlebt, merkt schnell, dass die Cloud selbst kein Backup ist. Planen Sie für jede Anwendung, egal wo sie läuft, eine unabhängige Datensicherung ein.

Hybrid: die häufigste ehrliche Antwort

In der Praxis läuft die Entscheidung im Mittelstand selten auf ein Entweder-oder hinaus. Das häufigste Ergebnis einer nüchternen Analyse ist eine hybride Umgebung, also eine bewusste Aufteilung: Standardisierte Dienste wie E-Mail, Kalender und Videokonferenzen laufen in der Cloud, weil sie von überall gebraucht werden und der Eigenbetrieb aufwendig ist. Anwendungen mit lokalem Schwerpunkt bleiben im Haus, etwa eine Warenwirtschaft mit angeschlossenen Etikettendruckern, eine Produktionssteuerung oder große Konstruktionsdateien, die täglich von lokalen Arbeitsplätzen geöffnet werden.

Ein bewährtes Muster ist außerdem die Sicherung über Kreuz: Der lokale Server sichert zusätzlich in die Cloud, damit ein Brand oder Diebstahl nicht Original und Backup zugleich trifft. Umgekehrt werden Cloud-Daten regelmäßig auf einen lokalen Speicher gesichert, um vom Anbieter unabhängig zu bleiben. So nutzt die hybride Umgebung die Stärken beider Welten dort, wo sie tatsächlich liegen.

Verschweigen sollte man die Kehrseite nicht: Hybrid bedeutet zwei Welten, die beide abgesichert, aktualisiert und überwacht werden müssen, plus die Verwaltung der Benutzerkonten über beide hinweg. Hybrid ist deshalb kein Selbstzweck und keine Ausrede, jede Altlast im Keller weiterlaufen zu lassen. Es ist das Ergebnis einer Zuordnung pro Anwendung, nicht der bequeme Mittelweg, um die Entscheidung zu vermeiden.

Typische Fehleinschätzungen und ein Vorgehen in fünf Schritten

Fehleinschätzungen in Richtung Cloud: "Da müssen wir uns um nichts mehr kümmern" unterschätzt, dass Konfiguration, Benutzerverwaltung, Rechtevergabe und Datensicherung weiterhin Ihre Aufgabe sind. "Die Cloud ist automatisch sicher" verwechselt die Sicherheit der Plattform mit der Sicherheit Ihrer Nutzung: Schwache Passwörter und eine fehlende Zwei-Faktor-Anmeldung, also die Bestätigung der Anmeldung über ein zweites Gerät, sind in der Cloud genauso gefährlich wie im Haus, nur aus der Ferne leichter angreifbar.

Fehleinschätzungen in Richtung eigener Server: "Im Haus sind die Daten sicherer" stimmt nur, wenn Updatestand, Zugangsschutz und Backup ein Niveau erreichen, das mit einem professionell betriebenen Rechenzentrum vergleichbar ist. Ein veralteter Server hinter einer Bürotür ist nicht sicherer als die Cloud, er fühlt sich nur so an. "Der läuft doch" ignoriert, dass ein einzelner alter Server ein Single Point of Failure ist, also ein Bauteil, dessen Ausfall alles stilllegt. Und "Cloud geht wegen Datenschutz gar nicht" ist als Pauschalurteil ebenso falsch wie das Gegenteil.

Das Vorgehen selbst ist kein Hexenwerk. Erstens: Dateninventur. Welche Daten haben Sie, wie sensibel sind sie? Zweitens: Anwendungsliste. Welche Programme nutzt der Betrieb, wer greift von wo darauf zu, wie lange darf jede Anwendung ausfallen? Drittens: Anbindung messen und den Ausfall der Leitung gedanklich durchspielen. Viertens: Beide Betriebsmodelle über fünf Jahre mit allen Kostenarten rechnen. Fünftens: Für jede Anwendung einzeln entscheiden, nicht für das ganze Haus auf einmal.

Die ersten drei Schritte können Sie intern leisten, sie erfordern vor allem Ehrlichkeit und einige Stunden Zeit. Beim Kostenvergleich, bei der Bewertung von Anbietern und spätestens bei der Migration, also dem geordneten Umzug von Daten und Anwendungen, ist externe Erfahrung sinnvoll. Denn dort passieren die teuren Fehler: unvollständige Umzüge, vergessene Abhängigkeiten zwischen Anwendungen und Backups, die nie getestet wurden.